Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej dla lekarza to jeden z najważniejszych kroków w procesie wprowadzania tego urządzenia w działalności. Dobrze dobrane urządzenie fiskalne przyczynia się do poprawy jakości obsługi pacjenta i automatyzuje sprzedaż. Wielu podatników, którzy stracili prawo do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, w swoim wyborze kieruje się przede wszystkim ceną. Oczywiście jest ona ważna – nikt nie chce przepłacać za urządzenie, które nierzadko uważa za zbędne w gabinecie lekarskim – jednak nie najważniejsza.
Na szczęście lekarz nie potrzebuje drogiej kasy lub drukarki fiskalnej – takiej za kilka tysięcy złotych. W zupełności wystarczy mu niewielka, prosta kasa z elektroniczną kopią paragonu. W zależności od formy świadczenia usług opieki medycznej przez lekarza, warto wziąć pod uwagę następujące czynniki:
- Kasa czy drukarka fiskalna?
To bardzo istotne pytanie, na które trzeba sobie odpowiedzieć w pierwszej kolejności. Kasy i drukarki fiskalne dla lekarzy, choć służą do tego samego celu, różnią się od siebie bardzo istotną cechą.
Kasa fiskalna pracuje autonomicznie – nie wymaga podłączenia do komputera. Natomiast drukarkę fiskalną obsługuje się za pośrednictwem aplikacji komputerowej. Jedną z najważniejszych zalet drukarek fiskalnych jest możliwość pracy na programie sprzedażowym dostosowanym do potrzeb konkretnego typu działalności – np., gabinetu weterynaryjnego, apteki, gastronomii itp. Jednak lekarz przyjmujący pacjentów w prywatnym gabinecie lub jeżdżący na domowe wizyty rzadko korzysta z takiego oprogramowania. Raczej potrzebna mu jest prosta i mobilna kasa fiskalna, którą może wszędzie ze sobą zabrać. Kasy fiskalne są też tańsze od drukarek – podczas gdy najtańszą kasę dla lekarza kupimy już od około 1.000 zł, to drukarka stanowi wydatek rzędu 2.000-3.000 zł.
- Wytrzymałość akumulatora
To cecha niezwykle ważna dla tych lekarzy, którzy podróżują ze swoją kasą fiskalną – na przykład składają pacjentom domowe wizyty lub kursują pomiędzy różnymi gabinetami. Wysokiej jakości akumulatory kas fiskalnych wytrzymują nawet cały dzień bez ładowania.
- Gabaryty i waga kasy fiskalnej
Lekarz podróżujący ze swoją kasą powinien mieć urządzenie lekkie, małe i poręczne – takie, które z łatwością zmieści się w lekarskiej torbie. Najmniejsze na rynku kasy fiskalne z powodzeniem zmieszczą się nawet w kieszeni. Urządzenia mobilne zostały przystosowane do pracy w terenie, są więc nie tylko niewielkie, ale też wyjątkowo lekkie.
- Prostota obsługi
Czy prostsze i bardziej intuicyjne jest urządzenie fiskalne, tym lekarz mniej poświęci czasu na naukę obsługi i tym mniej pomyłek będzie popełniał. Producenci dokładają starań, aby kasy fiskalne były coraz łatwiejsze w obsłudze. Takie urządzenie obsługuje się szybko – poradzi sobie z nim nawet asystentka czy stażysta.
- Elektroniczna kopia paragonu
Obecnie w zasadzie już nie produkuje się kas i drukarek fiskalnych z tradycyjną, papierową rolką kopii paragonów fiskalnych. Wszystkie nowoczesne urządzenia rejestrujące zostały wyposażone w moduł elektronicznej kopii paragonu. W takich kasach kopie zapisują się w formacie cyfrowym na maleńkiej karcie SD/SDHC o ogromnej pojemności.
Kopie paragonów fiskalnych należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. W przypadku kopii papierowych spełnienie tego obowiązku rodzi wiele problemów logistycznych. Sami producenci papieru termicznego przyznają, iż trwałość wydruku to około 2 lata. Po tym okresie nadruk blaknie i staje się coraz mniej widoczny – nawet jeśli rolki przechowywane są w suchym i ciemnym miejscu. Kontrola skarbowa ma prawo żądać od lekarza okazania kopii paragonów fiskalnych nawet sprzed 5 lat!