Czy po 1 marca 2015 roku lekarze mogą spodziewać się kontroli z urzędów skarbowych? Z pewnością tak. Wszystko za sprawą nowych przepisów, które wykluczają lekarzy świadczących usługi opieki medycznej z grona podatników uprawnionych do korzystania ze zwolnień z kas fiskalnych. Każdy lekarz, który świadczy takie usługi bezpośrednio na rzecz pacjentów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej i rolnikami ryczałtowymi, będzie musiał mieć kasę fiskalną w 2015 roku.
Co zrobić, aby nie dostać mandatu od pracownika urzędu skarbowego? Przede wszystkim należy dobrze przygotować się do takiej wizyty. Kontrola kasy fiskalnej przebiega według określonych procedur, które lekarz powinien poznać.
Jakiś czas temu urzędnicy z białostockiego urzędu skarbowego chwalili się, że w ich rejonie lekarze mają kasy fiskalne i używają ich zgodnie z przepisami. Jak wyglądała kontrola kasy fiskalnej? Urzędnik obdzwaniał prywatne gabinety lekarskie – w tym także stomatologiczne – z pytaniem, czy jeśli skorzysta z usługi, to dostanie od lekarza paragon fiskalny. Ciężko wyobrazić sobie, aby jakiś lekarz na takie pytanie odpowiedział przecząco, chyba że zgodnie z przepisami korzystał ze zwolnienia z kasy ze względu na niewielkie obroty. Niestety, nie wszyscy urzędnicy idą na łatwiznę i uważają taki kontakt telefoniczny za wystarczającą kontrolę. Lekarze po 1 marca 2015 roku muszą spodziewać się, że pracownik kontroli skarbowej zapuka do ich drzwi udając niepozornego pacjenta i skrupulatnie przeprowadzi kontrolę kasy fiskalnej.
Co kontroluje urząd skarbowy?
Przede wszystkim urzędnik sprawdzi, czy lekarz w ogóle ma kasę fiskalną w gabinecie. Od 1 marca 2015 roku każdy lekarz będzie musiał mieć to urządzenie, więc zadanie urzędnika okaże się jeszcze prostsze.
Lekarz ma kasę – pierwszy punkt z głowy!
Kolejna kwestia: Czy po skorzystaniu z usługi pacjentowi zostanie wręczony paragon fiskalny. W tym punkcie należy uważać! Pacjent powinien otrzymać paragon niezwłocznie po zakończonej wizycie. Należy dać dokument do ręki, a nie np. położyć na biurku. Urzędnicy bywają bardzo gorliwi w sprawdzaniu takich detali. Jeśli pacjent oddala się bez paragonu, należy go zatrzymać i koniecznie wręczyć dokument. Jeśli mówi: „Nie potrzeba mi paragonu” nie można dać się nabrać! To może być urzędnik próbujący wpuścić lekarza w maliny. Niezależnie od okoliczności lekarz powinien doprowadzić do tego, aby pacjent otrzymał paragon do ręki, niezwłocznie po skończeniu badania.
Pacjent dostał paragon – póki co wszystko w porządku!
Kontrola kasy fiskalnej może zakończyć się w tym momencie. Urzędnik dostał paragon, a lekarz może nawet nie wiedzieć, z kim miał do czynienia. Jednak pracownicy urzędów skarbowych mają prawo sprawdzić jeszcze inne rzeczy, na przykład:
- Nazwy towarów i usług na paragonie od lekarza
Zgodnie z przepisami nazwy te powinny być jednoznaczne i nie mogą być zbyt ogólne. Np. nazwa „usługa lekarska” lub „usługa opieki medycznej” będzie już zbyt ogólna. Konieczne okazuje się zastosowanie nazw takich jak np. „Badanie laryngologiczne”, „EKG serca”, „USG ciąży”, „Badanie dna oka” itp. Nazwy nie mogą też być na tyle skrótowe, aby nie można było z łatwością ich zrozumieć. Np. skrót: „Bad. laryngologiczne” będzie zrozumiały, ale już „Bad. dn. o.” niekoniecznie. Warto zadbać o dokładne nazwy, nie tylko ze względu na ewentualną kontrolę – takie nazwy wzbudzają zaufanie pacjentów i pozwalają im gromadzić dokładną dokumentację o przebytym leczeniu.
- Książkę kasy w gabinecie lekarskim
Taką książkę każdy właściciel urządzenia fiskalnego dostaje od serwisanta. Należy ją trzymać zawsze w pobliżu kasy fiskalnej i okazywać ją na żądanie urzędnika.
- Prawidłowość ewidencji zwrotów i reklamacji oraz oczywistych pomyłek
Od 1 kwietnia 2013 r. sposób przyjmowania zwrotów i reklamacji jest ściśle określony przez przepisy. Osobną ewidencję należy prowadzić dla zwrotów i reklamacji, a osobą dla oczywistych pomyłek. Warto zapoznać się z obowiązującymi przepisami.
- Regularność przeglądów technicznych
- Raporty dobowe
- Stan techniczny kasy
- Nienaruszalność plomb
- Czytelność wydruku paragonu fiskalnego
- Numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (ten ostatni powinien być zapisany na obudowie kasy w sposób widoczny i trwały)
- Zaprogramowanie kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów)
- Kopie paragonów fiskalnych
Jaki jest najlepszy sposób na obronę przed mandatem w czasie kontroli kasy fiskalnej? Należy znać bieżące przepisy i ich przestrzegać. Lekarze muszą spodziewać się kontroli kas fiskalnych po 1 marca 2015 r., dlatego dobrze jest zawczasu przygotować swój gabinet do tych wizyt.